Акт выполненных работ Автосервиса по ремонту автомобиля (образец для СТО в формате word)

Что рекомендует закон

В этом случае автосалон обязан составить акт о ремонте на основании норм вышеупомянутого постановления и гражданского и налогового кодексов.

Вот таблица для наглядности

Законность	Требования
Постановление правительства № 290 от 2001 года.	Требуется подписание акта приема-передачи при передаче автомобиля клиенту после ремонта.
Ст. 720 c.c.	Исполнитель обязан немедленно сообщить заказчику о недостатках в ремонтных работах и указать их в сопроводительном документе. Таким документом может быть акт приема-передачи.
Налоговое постановление	Не забывайте, что основной документ, подтверждающий выполнение ремонтных работ и указывающий сумму, уплаченную клиентом, для расчета налоговой базы должен быть передан в бухгалтерию.

Поэтому акт выполнения работ для функционирования автосервиса является необходимым и обязательным. Документ может быть назван по-другому, но его суть и структура должны соответствовать закону.

Правила составления документа

Специально разработанной формы, обязательной для использования в своей работе автосервисным предприятием или индивидуальным предпринимателем, не существует. То есть компания автосервиса имеет право самостоятельно создать такую форму с учетом правил и требований законодательства, в том числе и этих правил, ссылку на которые мы привели выше.

Компания имеет право самостоятельно вносить любые дополнения и заголовки в разработанную форму, не противоречащие законодательству.

Если покупателем транспортного средства или парка транспортных средств является другая компания, вам может понадобиться согласовать некоторые пункты разделов отчета с контрагентом. Это нормальный процесс, и он не должен вас пугать.

Что касается печати: правила не требуют наличия печати на документе о получении. На практике, однако, большинство гаражей так и поступают, что не является нарушением закона.

Поэтапное составление (образец)

Традиционно анализируемый документ можно разделить на три части:

1. Верхняя (вводная) часть: указывается название составляемого документа. Делается ссылка на договор, на основании которого составлен акт.
2. Описательная часть содержит следующую информацию:

Сведения об Исполнителе и Заказчике. Если Клиентом является физическое лицо, необходимо указать его имя и адрес,

В этом разделе также указываются сведения об автомобиле, который обслуживается в соответствии с договором,

Затем вставить табличную форму, в которой указывается: перечень выполненных работ, единица измерения и их количество. Здесь также указывается цена и общая стоимость работ по ремонту и техническому обслуживанию, выполненных для автомобиля.

Ниже, в отдельной таблице, вводится количество и стоимость материалов и запасных частей, использованных СТО для ремонта автомобиля клиента (если их стоимость не включена в ремонт).

Внизу описания указываются и расшифровываются условия гарантии на выполненные работы.

Здесь же целесообразно подробно изложить те рекомендации, которые могут помочь в эксплуатации автомобиля и, более конкретно, в эксплуатации отремонтированных механизмов.

1. В заключительной части документа указываются данные лиц, имеющих право подписи акта. Здесь будут стоять их подписи, удостоверяющие, что сделка совершена в соответствии с договором.

Мы подготовили для вас образец акта, который имеет право стать частью вашего бизнеса. Этот вариант был предоставлен нам для обзора довольно популярным автосервисом, который использует его в своей работе. Проверьте готовый образец, загрузите его, внесите изменения, если считаете их необходимыми.

Хранение документа

Ранее мы отмечали, что сертификат о завершении строительства является основным документом для закрытия сделки. Поэтому он должен храниться в бухгалтерии компании в течение пяти (5) лет.

Оно должно быть представлено вместе с договором, в нашем случае с заказом на покупку и подтверждением оплаты договора.

Для вашей информации (важные документы Body Shop)

Документ	Описание	Назначение
Порядок обслуживания .	Фактически, он служит договором, который подписывается между автосервисом и клиентом до начала ремонта автомобиля (Постановление Правительства № 290 от 2001 года).	Требуется по закону.
Протокол передачи транспортного средства.	Согласно тому же постановлению, если заказчик оставляет автомобиль на определенный срок, исполнитель обязан забрать автомобиль по протоколу, описав все обнаруженные дефекты и неисправности.	1. требуется по закону, 2. позволяет исключить требования владельца по уже имеющимся дефектам автомобиля.

Для того чтобы деловые отношения между сотрудниками оставляли «след», важно фиксировать их на бумаге или в другой форме. Это помогает координировать запись действий — предложений, нарушений и других — чтобы не упустить важные моменты в организационной деятельности. Именно по этой причине в респектабельных организациях популярны так называемые служебные записки.

Например, чтобы внести изменения в штатное расписание (добавить организационную единицу), целесообразно — например, начальнику отдела — сообщить об этом руководителю (запрос), составить и передать соответствующую служебную записку о введении новой организационной единицы.

Действующая компания должна периодически списывать инструменты, которые потеряли свои рабочие свойства или устарели. Это обычный процесс, и важно сделать его правильно — с учетом требований законодательства.

Однако этапы списания не являются предметом данной статьи. Мы лишь внимательно рассмотрим вопрос документального оформления такой операции и, более конкретно, нюансы составления акта инвентаризации инструментов, пришедших в негодность.

Электронный формат заказ-наряда

Приказом Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@ утверждены электронные XML-форматы трех видов товаросопроводительных документов:

• электронный коносамент,
• электронный коносамент,
• электронный коносамент.

Формат электронного коносамента описан в Приложении 3 к заказу. Номер версии текущего формата — 5.01, часть 975.

Каждый транспортный документ состоит из ряда файлов информационного обмена, которые последовательно формируются и подписываются участниками информационного обмена.

Для электронного коносамента существует четыре обязательных файла обмена.

1. Файл обмена информацией с фрахтователем
   Содержит информацию о фрахтователе, условиях перевозки, наименовании груза, инструкциях фрахтователя, маршруте транспортного средства и пункте прибытия, датах перевозки.
2. Файл обмена информацией с грузоотправителем
   Здесь содержится информация о грузоперевозчике, информация о принятии договора, транспортном средстве, других условиях и сборах (если применимо).
3. Файл обмена информацией фрахтователя о доставке транспортного средства
   Здесь содержится информация о фактической дате и времени доставки транспортного средства, примечания фрахтователя (если применимо).
4. Подать заявление на обмен информацией о возврате транспортного средства
   Состоит из фактической даты и времени прекращения эксплуатации транспортного средства, возражений и комментариев фрахтователя (если таковые имеются) и примечаний фрахтователя (при необходимости).

Каждый файл обмена должен быть подписан расширенной электронной подписью фрахтователя, фрахтователя или лиц, уполномоченных подписывать заказ от имени заказчика и подрядчика.

Документальный образец в 2022 году

Вы уже можете скачать подготовленные нами бланки (заполненные, пустые) и внести в них свои данные в соответствии с нашими инструкциями и шаблоном:

Самой распространенной управленческой проблемой в организациях является уход сотрудников в отпуск, особенно если это высококвалифицированные специалисты, выполняющие конкретную работу — главный бухгалтер, главный инженер, специалист по кадрам или сам директор. Их обязанности должны выполняться тем или иным образом, иначе организация может потерять эффективность в той или иной области, и тогда процесса преемственности не избежать.

Для того чтобы представить руководителю подходящую кандидатуру на время отпуска специалиста, составляется служебная записка о временном замещении. Это основной документ, который запускает весь последующий процесс утверждения и формализации.

Правила заполнения электронного заказа-наряда

Постановление Правительства № 931 от 21 мая 2022 года вступило в силу 1 сентября 2022 года. Данный документ устанавливает правила обмена электронными транспортными документами. Правила обмена электронными нарядами на работы изложены в Приложении № 3, а схема — в Приложении № 4.

Сторонами электронного коносамента являются принципал — фрахтовщик и фрахтовщик — поставщик транспорта. Электронный документооборот между участниками перевозок осуществляется через операторов ЭДО, получивших специальное разрешение от Министерства транспорта. Оператор EDI отправляет информацию, содержащуюся в документах, в ГИС УПД.

Фрахтователь оформляет заказ в своей учетной системе или веб-сервисе, подписывает его своей УЦЭК и передает в ГИС УПД через оператора ЭДО.

Если груз большой и для его перевозки требуется несколько автомобилей, создается столько электронных рабочих заказов, сколько автомобилей используется.

Оператор EDI проверяет:

• Соответствие заданному формату XML,
• уникальность идентификатора,
• действительность АПЭ, которым подписан документ.

В случае ошибок оператор сообщает об этом отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭЦП пересылает документ в ГИС ЭЦП и отслеживает статус обработки документа.

ГИС СЭД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого рабочего процесса. Если обнаружены расхождения, оператор ЭЦП сообщает об этом отправителю документа.

На этом этапе ГИС присваивает документу уникальный идентификатор — UID, который отражается в системе оператора ЭДО. Затем оператор EDI направляет документ фрахтователю.

Если фрахтователь не согласен с какой-либо информацией, он направляет фрахтователю уведомление об исправлении, в котором указывает информацию, подлежащую исправлению. Уведомление об исправлении будет подписано CFBE фрахтователя. Этот документ не представляется в ГИС УРД. После этого фрахтователю придется создать новый файл обмена и заново запустить рабочий процесс.

Если фрахтовщик со всем согласен, он формирует уведомление о получении, подписывает его своим UKEP и отправляет фрахтователю.

Когда фрахтователь передает транспортные средства для перевозки, экспедитор заполняет следующий обменный файл, подписывает его своим UKEP и направляет фрахтователю.

По завершении перевозки фрахтователь создает окончательный обменный файл — по возврату транспорта. Как только документ передан фрахтователю и отправлен в ГИС ЭПД, обмен документами заканчивается.

Правовая сторона

Возложение на работника дополнительных обязанностей всегда сопряжено с осложнениями, налагаемыми Трудовым кодексом РФ. Самая простая ситуация — когда уходящего в отпуск специалиста заменяет коллега, выполняющий ту же работу и, следовательно, обладающий всеми необходимыми компетенциями и квалификацией.

Нередко компании привлекают сотрудника к сверхурочной работе в выходные дни. Кроме того, работники имеют право на дополнительный выходной день (отгул), когда он им необходим, например, по семейным обстоятельствам (статья 153 Трудового кодекса РФ).

Если принято согласовывать отгулы с высшим руководством, можно использовать примечание об отгулах.

Бланк (форма) заказа-наряда в 2022 году

Обязательные детали рабочих распоряжений, которые применяются с 1 марта 2022 года, изложены в Приложении 6 к Правилам дорожной перевозки грузов:

Форма заявки на выполнение работ представлена в формате pdf и может быть заполнена как в электронном виде, так и вручную.

Правовая сторона

В законе не сказано прямо, что примечание должно появиться в рабочем процессе компании. Сотрудник может написать служебную записку и заверить ее у руководителя.

Этот документ пригодится в крупной компании, где сотрудник сначала отчитывается перед своим руководителем, который затем передает служебную записку директору или в отдел кадров.

Срок хранения служебной записки определяется самой организацией.

Помещения компании время от времени требуют ремонта. В крупных организациях составляется план текущего ремонта оборудования и офисных помещений. Небольшие компании обычно ремонтируют свои помещения по мере необходимости.

Для того чтобы начать работы на определенной территории (офис, кабинет, склад…), необходимо обосновать целесообразность ее использования перед руководством компании. Веские аргументы в пользу выдачи соответствующего распоряжения должны быть адекватно представлены в записке о необходимости ремонта.

Что должно быть написано в заказ-наряде

Заказ должен быть составлен в письменной форме и содержать следующую информацию:

• Данные перемещающегося предпринимателя: название, ИНН, регистрационные данные предпринимателя или название и адрес предпринимателя;
• Данные о клиенте: имя, фамилия, номер телефона и адрес;
• Информация о транспортном средстве: марка, модель, регистрационный номер, номера основных агрегатов, цена — согласовывается сторонами;
• сроки: дата принятия заказа и дата его выполнения; могут быть указаны промежуточные сроки для различных этапов работы;
• цена и способ оплаты: лицо имеет право отказаться от оплаты работ, если они не были согласованы;
• Перечень работ: поставщик услуг не имеет права проводить дополнительные платные работы без согласия владельца автомобиля — все работы должны быть подробно описаны в заказ-наряде и подписаны клиентом до их проведения;
• Список запасных частей: если поставщик услуг предоставляет запасные части, необходимо указать их количество и стоимость; если их предоставляет клиент, станция технического обслуживания может запросить сертификаты соответствия или другие документы, подтверждающие качество деталей;
• Гарантийные сроки на работы — если услуга их предоставляет;
• должность, имя и подпись лица, принявшего заказ, а также подпись заказчика.

Заказ заключается с владельцем автомобиля или лицом, имеющим доверенность. Мастерская имеет право потребовать документы, подтверждающие личность, и право отпустить автомобиль на ремонт. Если клиент передает для ремонта отдельные детали, а не весь автомобиль, эти документы не требуются.

Когда клиент оставляет автомобиль на станции технического обслуживания, также составляется документ о передаче автомобиля. Этот документ составляется отдельно или в качестве приложения к заказу на поставку. В нем указывается комплектность автомобиля, видимые дефекты и повреждения. Например, если на двери есть скол, его следует отремонтировать в акте — так вы исключите возможные претензии, что скол появился во время ремонта.

Вы можете добавить блок рекомендаций для клиента. Если во время ремонта сервисный специалист обнаружит дополнительные неисправности, которые клиент не готов устранить сейчас, они указываются в рекомендациях. Таким образом, сервисный специалист защищает себя от возможных претензий, а клиент может планировать свой следующий визит на станцию технического обслуживания.

Кто составляет заказ-наряд?

(17) При подаче фрахтователю служебного поручения фрахтователь оформляет служебное поручение на бумажном или электронном носителе по реквизитам, указанным в пунктах 1, 3 — 8 и 14 Приложения N 6 к настоящим Правилам.

16. 16) Заявка на покупку в бумажной форме (электронная заявка на покупку) подается (направляется через компьютерную систему электронного транспортного документа) фрахтователем фрахтовой компании, которая обязана рассмотреть заявку на покупку и в течение 3 календарных дней с момента ее получения сообщить фрахтователю о принятии или отказе в принятии заявки на покупку с указанием причин отказа и вернуть заявку на покупку в бумажной форме или в компьютерной системе электронного транспортного документа.

При рассмотрении заявки на покупку фрахтовщик по согласованию с фрахтователем определяет условия фрахтования транспортного средства и составляет заявки на покупку, указанные в пунктах 2, 9, 10 и с 12 по 14 Приложения 6 к настоящим Правилам, в бумажной или электронной форме.

По умолчанию заказ-наряд заполняется как фрахтователем (транспортным принципалом), так и фрахтователем (перевозчиком). Первая часть документа заполняется фрахтователем (пункты 1, 3-8, 14) и затем передается фрахтователю, который в свою очередь заполняет пункты 2, 9, 10, 12-14.

(23) Перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это вытекает из соглашения сторон, может составить коносамент или заказ-наряд на перевозку грузов, предназначенных для личных, семейных, домашних или иных неделовых целей.

Кроме того, если груз перевозится для личных или семейных нужд, заказ на покупку может быть полностью сделан фрахтователем (транспортной компанией).

Как и в случае с накладной, товарно-транспортная накладная не будет заполнена полностью с самого начала. Некоторые поля должны быть заполнены при погрузке или разгрузке товара:

29 Накладная подписывается экспедитором (водителем) при передаче транспортного средства для перевозки груза и, при необходимости, заполняются данные накладной, указанные в пункте 11 Приложения N 6 к настоящим Правилам, на бумажном или электронном носителе.

После использования транспортного средства фрахтовщик в присутствии фрахтователя (водителя) вносит в заказ-наряд фактическую дату и время использования транспортного средства.

Это означает, что не все поля в заказе на покупку должны быть заполнены в момент остановки ГИБДД. Другими словами, документ передается частично заполненным, и это не является нарушением закона.

Правовая сторона

Форма документа произвольна, так как стандартизированной формы не существует (законом она не предусмотрена). Не следует отказываться от его написания. Согласно статье 260 НР РФ, такие расходы организация вправе учесть при расчете налога на прибыль или упрощенного налога.

Меморандум будет представлять собой документальное обоснование экономической выгоды расходов.

Срок хранения документов — 5 лет, это указано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Сколько экземпляров заказа-наряда нужно составить?

20. 20) Заказ-наряд должен быть составлен в 3 бумажных экземплярах (оригиналах), подписанных фрахтователем и грузоотправителем. Первый экземпляр заказ-наряда остается у фрахтователя, второй и третий экземпляры передаются фрахтователю (водителю). Третий экземпляр заказ-наряда с необходимыми аннотациями прилагается к счету за фрахт транспортного средства и направляется фрахтователю.

Накладная составляется в 3 экземплярах. После составления первый экземпляр остается у заказчика, а второй и третий экземпляры передаются водителю.

По завершении перевозки второй и третий экземпляры должны быть заполнены полностью. Второй экземпляр остается у перевозчика, а третий — у заказчика.

(22) Если подлежащие перевозке грузы погружены на различные транспортные средства, количество рабочих заказов должно соответствовать количеству используемых транспортных средств.

Если заказано более одного автомобиля, то для каждого автомобиля должен быть составлен отдельный заказ-наряд в трех экземплярах. Это означает, что для каждого автомобиля необходимо заполнить 3 наряда-допуска.

Когда заказ-наряд не нужен

Заказ на выполнение работ должен быть оформлен в письменном виде и подписан обеими сторонами. Поскольку заказ-наряд является договором, он должен содержать все соответствующие условия, в противном случае он будет считаться незаключенным.

Дело о рабочем заказе не является обязательным в каждом случае. Если гараж выполняет мойку, диагностику, спуск шин или другие мелкие работы в присутствии клиента, можно выдать квитанцию или даже простой кассовый чек.

Где взять бланк заказ-наряда

Закон не устанавливает какой-либо обязательной формы для наряда-допуска. Вы можете разработать форму, удобную для вашей станции технического обслуживания автомобилей. Самое главное, чтобы он содержал обязательные элементы, указанные в законе. При составлении наряда-допуска соблюдайте положения о договоре на оказание услуг и правила технического обслуживания и ремонта автотранспортных средств.

Реквизиты наряда-заказа

В заказ-наряд должна быть включена следующая информация

• Название документа, который необходимо подготовить;
• Название и юридический статус организации или полное имя индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• Наименование, стоимость услуг/работ, которые необходимо выполнить;
• Название и способ оплаты: наличными или картой;
• Дата оплаты;
• Подпись лица, ответственного за сделку;
• печать;
• Дополнительная информация в некоторых случаях, которая может сделать услугу более специфичной, добавить специальные функции — по запросу организации-исполнителя или индивидуального предпринимателя, предоставляющего услугу.

Как при наличных платежах, так и при платежах с использованием электронных средств платежа организации обязаны выдавать чек — если у них есть фискальный кассовый аппарат. Если у них нет кассовых аппаратов, должен быть выдан документ, эквивалентный чеку.

Для отдельных категорий бытовых услуг утверждены формы наряд-заказов — в соответствии с письмом Минфина от 11.04.1997 N 16-00-27-15. Они используются в организациях, оказывающих услуги по реставрации одежды, ремонту обуви, реставрации ювелирных изделий, станциях технического обслуживания автомобилей, организациях по оказанию похоронной помощи и др.

При самостоятельной подготовке формы заказа на выполнение работ рекомендуется обратиться к Методическим указаниям по заполнению формы заказа на выполнение работ. Письмо Федеральной налоговой службы от 31.03.1998 NBK-6-16/210.

Распространенные вопросы

Зачем наряд-заказ нужен автосервису?

Вместо нескольких документов можно оформить один наряд на обслуживание автомобиля. Используется вместо отчета о ремонте автомобиля, технического задания и акта приема-передачи. Рабочий ордер защитит участников сделки в случае, если дело дойдет до суда. Предположим, заказчик не хочет платить за выполненную работу. Но заказ включает в себя фиксированную стоимость и используемые материалы. По всей вероятности, он проиграет в суде, потому что документ был подписан им. Не всегда необходимо иметь заказ-наряд. Если гараж накачивает шины, моет автомобиль или выполняет другую работу в присутствии клиента, достаточно чека из кассы или счета.

Обязательной формы для наряда-допуска не существует. Автосервис может составить свой собственный. Самое главное — прочитать закон и включить в документ необходимую информацию. Руководящее законодательство: Правила работы, Правила обслуживания.

Когда не нужен наряд-заказ?

Если речь идет только о продаже товаров или услуг, то нет необходимости оформлять заказ-наряд, и выдавать его нет необходимости. Выдача наряда на выполнение работ оправдана, когда есть учет расхода материалов, труда специалистов. В случае обычной продажи товаров и услуг составление заказа покупателем может быть ограничено.

Как наряд-заказ регулируется законодательством?

В законодательстве не определено понятие приказа — распоряжения. Хотя, согласно письмам Министерства финансов, формы этих документов существуют. Это строго расчетные документы, они пронумерованы и имеют защитные элементы на бумаге, на которой печатаются. На практике существует некоторая неопределенность, поскольку они не являются строгими расчетными документами для судов. Несмотря на это, они широко используются. Это связано с тем, что оказание бытовых услуг должно быть зафиксировано на бумаге, а не устно. По этой причине наряды на выполнение работ являются видом договора между организацией и ее клиентом.

Формы BO-1 оформляются для ремонта электронного оборудования, мебели, автомобилей и бытовой техники.

Зачем составлять три экземпляра наряда?

Первый экземпляр служит основным бухгалтерским документом, бухгалтерия использует его для расчета полученных от клиента денег и начисления заработной платы.

Второй рабочий ордер используется для списания расходных материалов, запасных частей и других расходных материалов, использованных в ходе выполнения обязательств.

Третий экземпляр служит подтверждением получения и передается клиенту вместо договора. Если подрядчик устанавливает гарантийный срок на свои услуги, то гарантию можно рассматривать как гарантийный талон.

Автосервисы делают четыре копии ордера. Четвертый — копия квитанции — в соответствии с требованиями налоговой инспекции.

Можно ли использовать наряд-заказ как договор на выполнение научно-исследовательских работ?

Ранее это была одна из форм такого договора, но согласно новому законодательству используется словосочетание «государственный контракт».

В чем плюс наряда-заказа?

Наряд на выполнение работ экономит подрядчику много времени. Это одновременно сам заказ на выполнение работ, счет на оплату, акт выполненных работ и подтверждение доставки. Один рабочий заказ может отражать как оказание услуг, так и продажу сопутствующих товаров — расходных материалов.

С чем связано то, что в законе нет единой формы наряда-заказа?

Единого шаблона для этого вида документа не существует, поскольку в наряд-заказ записываются различные виды работ, характерные для разных видов деятельности. Каждый бизнес имеет свои нюансы в таких параметрах, как специфика производственного процесса, используемые материалы и принадлежности, дата начала и окончания выполненных работ или заказанных услуг.

Читайте также: Заказ-наряды для автосервисов: оформление

Кто чаще всего выступает в роли заказчика при оформлении наряда-заказа?

Клиентами, заинтересованными в выполнении работы/услуги, могут быть как физические, так и юридические лица. К ним относятся внешние компании, частные предприниматели и физические лица. Рабочий заказ может быть выдан одним отделом компании другому отделу. Например, при изготовлении кондитерских изделий на одном предприятии пищевой промышленности рабочие заказы могут выдаваться между различными отделами.