Форма и образец сопроводительной ведомости 2022 и 2023 года

В каком случае используется сопроводительная ведомость?

43 Если груз погружен в контейнер и выгружен из контейнера путем отсоединения контейнера от транспортного средства, то передача порожнего контейнера грузоотправителю или груженого контейнера грузополучателю подтверждается коносаментом, который составляется в бумажной или электронной форме в соответствии с Приложением N 9.

Сопроводительная ведомость составляется, если товар перевозится в контейнере.

Другими словами, сначала пустой контейнер доставляется к месту погрузки, и грузоотправитель сам загружает его. Затем закрытый контейнер загружается в транспортное средство и перевозится к грузополучателю. Грузополучатель сам разгружает контейнер.

В чём разница между ТН и ЭТТН

Форма НДС состоит из двух разделов: товары и транспорт. В них содержится подробная информация о товарах и этапах транспортировки. Новая накладная отличается от транспортной накладной именно в этом отношении — электронная накладная содержит только информацию о перевозке и перевозчике. Форма FORG-12 должна быть приложена к списанию и учету товаров в ТН ВЭД.

Когда заполняют разные формы накладных

При передаче товара от продавца к покупателю накладная служит документом, сопровождающим сделку. С помощью этого документа продавец выписывает товар из реестра, а покупатель его забирает. Покупатель также учитывает расходы на приобретение и транспортировку товаров.

Для учета НДС к накладной прилагается счет-фактура: она частично дублирует накладную, но не может ее заменить, так же как накладная не заменяет счет-фактуру. Однако для упрощения рабочего процесса вместо пары счет + счет-фактура может быть выписан универсальный передаточный документ (УПД).

При передаче товара от поставщика покупателю форма FORG-12 заполняется в двух экземплярах. Если поставщик сам привозит товар или покупатель забирает товар своим транспортом, т.е. перевозчик не участвует в процессе, то в качестве сопроводительного документа достаточно одной накладной.

Продавцы алкоголя, спиртных напитков и спиртосодержащей продукции должны заполнить накладную Т-1, даже если они перевозят товар собственным транспортом. Для других компаний этот документ не является обязательным, хотя многие до сих пор используют его для удобства ведения учета, но тогда он должен быть закреплен в учетной политике компании или ИП.

Накладная является обязательной при перевозке грузов с начала 2021 года. Оно должно быть заполнено в трех экземплярах для поставщика, перевозчика и грузополучателя с указанием подробностей о службе доставки, контракте и транспортных расходах. Транспортная накладная может быть затребована от водителя сотрудниками дорожной полиции и служит основным документом, подтверждающим расходы на перевозку.

Как обрабатывают сопроводительные накладные в бухгалтерии

Получив бумажные накладные, бухгалтер проверяет правильность заполнения документа и при необходимости возвращает его для переоформления. Если в накладной все правильно, он вводит данные в бухгалтерскую систему. Затем он отправляет документ на хранение в архив.

При работе с электронной накладной задача значительно упрощается: такой документ можно ввести в учетную систему за несколько секунд, не боясь ошибиться, и он будет храниться на серверах оператора, управляющего электронными документами.

Сканирование счетов-фактур стало обычной практикой в бухгалтерских отделах. Контрагенты обязуются присылать себе сканы документов для ускорения их ввода в систему учета и по возможности присылать оригиналы. Скан документа не имеет юридической силы, но содержит всю информацию, содержащуюся в документе, и может быть использован.

Кроме того, сканирование накладных облегчает ввод документов в бухгалтерскую систему.

Когда нужны одновременно ТН и ТТН

Как уже упоминалось, ДТК обязательно используется для документирования и сопровождения перевозки этилового спирта и продукции, содержащей спирт. Более того, даже если перевозка осуществляется между филиалами одной компании, требуется протокол перевозки, составленный перевозчиком. Если для перевозки алкоголя используется автомобильный транспорт, необходимо также заполнить ТД.

Кто составляет сопроводительную ведомость?

(44) При сдаче порожнего контейнера грузоотправителю или груженого контейнера грузополучателю перевозчик заполняет пункты 1 — 4, 6 — 10 (часть перевозчика) сопроводительной ведомости на бумажном носителе и указывает в поле «Копия N» порядковый номер сопроводительной ведомости (оригинала), а в поле «Ведомость перевозчика N» — порядковый номер регистрации перевозчиком сопроводительной ведомости или вносит соответствующую информацию в электронную сопроводительную ведомость.
…
45. при постановке транспортного средства под погрузку грузоотправитель в присутствии перевозчика (водителя) вносит в сопроводительную ведомость фактические дату и время прибытия (убытия) транспортного средства под погрузку, состояние контейнера и его пломбирование после погрузки на транспортное средство и заполняет пункт 6 или 7 сопроводительной ведомости на бумажном носителе (листок грузоотправителя) или вносит соответствующую информацию в электронную сопроводительную ведомость.
…
(47) При разгрузке транспортного средства грузополучатель в присутствии перевозчика (водителя) вносит в сопроводительную ведомость фактические дату и время разгрузки транспортного средства, состояние контейнера и его пломбирования при выгрузке из транспортного средства и заполняет пункт 6 или 7 сопроводительной ведомости на бумажном носителе (раздел грузополучателя) или вносит соответствующую информацию в электронную сопроводительную ведомость.

Перевозчик, т.е. транспортная компания, заполняет основную часть декларации до начала перевозки.

Часть данных заполняется грузоотправителем при передаче контейнера перевозчику (пункт 6).

Часть данных заполняется грузополучателем при приемке контейнера (пункт 7).

Поэтому, если грузовой автомобиль остановлен дорожной полицией, водитель должен передать полицейским частично заполненный сопроводительный лист. Ниже приведен примерный список, содержащий только те поля, которые должны быть заполнены до начала путешествия.

Сколько экземпляров сопроводительной ведомости нужно оформить?

48 Сопроводительная ведомость должна быть составлена на бумаге в 3 экземплярах (оригиналах) — для грузополучателя, грузоотправителя или лиц, уполномоченных грузополучателем или грузоотправителем, и перевозчика.

Как и рассмотренные выше документы (накладная и товарно-транспортная накладная), коносамент должен быть составлен в 3 экземплярах (по одному для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика).

Бланк (форма) сопроводительной ведомости в 2022 году

В 2023 году применяется новая форма сопроводительного расписания в Приложении 9 к Правилам дорожной перевозки грузов (вступает в силу с 1 марта 2022 года):

Список представлен в формате pdf и может быть заполнен в электронном виде или вручную.

Образец заполнения сопроводительной ведомости

Внимание. В шаблоне заполните, пожалуйста, только те поля, которые необходимо заполнить до начала поездки контейнера. Другими словами, это документ, который можно предъявить в дорожной полиции.

Как заполнить ТТН

Формой транспортной накладной является форма 1-Т, утвержденная приказом ГТК России от 1 декабря 1997 г. № 78. В этом же приказе содержится инструкция по ее заполнению.

Специальная электронная форма для ТТН не разработана. Обычно документ печатается в нескольких экземплярах и выдается всем участникам перевозки груза. Универсальный передаточный документ (UDD) может быть использован для электронного обмена информацией. В этой статье мы объяснили, что это такое и как его использовать. Для обмена УПД необходима служба EDI.

В заголовке указывается номер накладной и дата заполнения. Строка отправителя должна содержать информацию о компании, отправляющей товар — полное название, текущий адрес и номер телефона, а строка получателя — ту же информацию об адресате.

Введите код ОКПО каждой компании в поле рядом с ее названием.

Заполнение первого раздела ТТН

Первая часть накладной практически полностью заполняется грузоотправителем. Сначала вводится таблица с детализацией товаров: номенклатурный номер товара, если такая система учета используется в компании, номер и артикул прайс-листа, если есть, количество перевозимого товара по каждой позиции отдельно.

Должны быть введены следующие графы:

• цена за штуку,
• название предмета,
• единица измерения (килограммы, метры, кубические метры и т.д.),
• тип упаковки (коробки, ящики, барабаны, мешки и т.д.).

Здесь же следует указать количество единиц товара, вес (в тоннах) и общую стоимость по каждому виду товара. Если существует наценка за объем или хранение, транспортные расходы, это также должно быть указано в таблице. Затем мы вводим общую стоимость всех товаров, а в последнем столбце указываем номер товара в складской картотеке грузоотправителя.

Далее укажите вес груза прописью и цифрами, а затем укажите все вложения и общую стоимость груза прописью.

Внизу товарной секции, с левой стороны, должны поставить свои подписи представители грузоотправителя: лицо, уполномоченное на отпуск товара, с указанием его должности, главный бухгалтер и кладовщик, непосредственно осуществивший отгрузку.

С правой стороны вводятся данные водителя, включая информацию о разрешении, выданном для него транспортной компанией.

В дальнейшем эта часть подписывается представителем грузополучателя, который подтверждает, что товар получен в надлежащем качестве.

Заполнение второго раздела ТТН

Вторая часть накладной содержит информацию о перевозке. Он заполняется грузополучателем:

• время доставки товара,
• Информация о перевозчике, включая его полное название и контактные данные,
• Сведения о транспортном средстве (марка и номер),
• номера накладной и товарно-транспортной накладной.

В строке «Плательщик» содержится информация о перевозчике-заказчике, имя водителя и номер лицензии.

Затем введите информацию о погрузке и разгрузке (фактический адрес доставки) и другие детали (форварды, маршруты, прицепы и т.д.).

Следующая таблица заполняется так же, как и раздел товаров. В графе «Способ взвешивания» указывается, являются ли весы автоматическими, ручными или коммерческими (если взвешивание производится на весах), если нет, то «нормативными» или «согласно этикетке».

Документы, сопровождающие товар (сертификат качества, паспорта, сертификаты и т.д.), вносятся в правую часть таблицы, а непосредственные участники процесса погрузки и доставки расписываются в левой части.

Следующей частью погрузочно-разгрузочного документа является таблица, в которую заносится информация о погрузке и разгрузке (наименование грузоотправителя и грузополучателя, режим работы, дата отправления, прибытия и подпись ответственного лица).

В предпоследней таблице водитель вводит все остальные записи (пробег, стоимость поездки, штрафы за неправильно оформленные документы, остановки). Данные в строки «Расчет затрат» и «Налогообложение» вносятся бухгалтером перевозчика.

Читайте также: Восстановить КБМ через РСА