Образец оформления путевого листа в 2022 году

Новые формы путевых листов в 2022 году

«Путевой лист является основным бухгалтерским документом как для служебных, так и для личных автомобилей, если они используются в деловых целях. В нем содержится информация о:

• сведения об организации — владельце транспортного средства
• водитель;
• автомобиль;
• Маршрут и продолжительность поездки;
• Пробег;
• расход топлива.

Такие документы необходимы любой организации, использующей автомобили и другие транспортные средства, для учета рабочего времени и расчета заработной платы водителей, расхода топлива, пробега транспортных средств и т.д.

Министерство транспорта утвердило изменения в накладных на 2022 год, опубликовав приказ № 368 от 11.09.2020. Он вступил в силу 1 января 2021 года. Что изменилось:

1. Добавлена информация о транспортном средстве. Согласно новому постановлению, необходимо указывать не только тип и модель, но и марку транспортного средства, а если оно оборудовано прицепом, то и марку прицепа.
2. Добавлен новый реквизит — транспортные детали в накладной, который содержит следующую информацию
   • вид транспорта: городской, пригородный, междугородний, международный;
   • тип транспорта: регулярный, чартерный.

Остальные реквизиты остаются неизменными.

Стандартизированная форма, ранее утвержденная Госкомстатом, остается необязательной, допускается ее дополнение или введение другой формы. Важно отметить, что он должен содержать все обязательные данные.

Ведение журнала путевых листов в электронном виде

(17) Владельцы (хранители) транспортных средств обязаны регистрировать выданные путевые листы в журнале учета путевых листов (далее — журнал учета).

Журнал должен вестись в бумажном виде, страницы которого сшиты и пронумерованы, и (или) в электронном виде. Если журнал ведется в электронном виде, то должна быть возможность распечатать страницы журнала на бумаге.

(18) Если журнал ведется в электронной форме, то содержащаяся в нем информация должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью.

С 1 января 2021 года появится новый вариант ведения путевого листа — в электронном виде. При этом информация, внесенная в реестр, должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что касается традиционного, бумажного варианта журнала регистрации, то этот вариант также останется возможным.

Данные о транспортном средстве

В этом разделе накладной вы должны указать

• тип транспортного средства;
• модель, марка, регистрационный номер транспортного средства; а если транспортное средство используется с прицепом, то также модель, марка и регистрационный номер прицепа;
• пробег автомобиля при выезде со стоянки и при возвращении (по показаниям одометра)
• дата и время проведения технического осмотра транспортного средства до или во время смены;
• дата и время выезда автомобиля с парковки и возвращения. См. также. «Министерство транспорта напомнило нам, как правильно оформлять накладную.

Обязательные реквизиты

Накладная на транспортное средство частного предпринимателя в 2022 году не имеет стандартизированной формы. Каждый предприниматель имеет право подготовить форму самостоятельно. Перечень обязательных данных приведен в главе 1 Приказа № 368 Министерства транспорта. Если они отсутствуют, то накладная индивидуального предпринимателя-грузоперевозчика недействительна и не может служить доказательством расходов.

К ним относятся:

• Название и номер документа.
• Срок действия накладной.
• Информация о транспортном средстве.
• Информация о водителе.
• Информация о владельце транспортного средства.
• Информация о транспорте.

Если индивидуальный предприниматель также является водителем транспортного средства, он выдает документ, в котором указывает себя в качестве владельца и водителя. Все посетители нашего сайта могут скачать бланк накладной ИП ниже (примерная форма).

Работодатель должен оплачивать в двойном размере все праздничные дни, а не только те, что он считает важными

Если сотрудники должны работать по графику в праздничные дни, они должны получать зарплату в два раза больше. Если ваш работодатель считает, что 4 ноября не является праздничным днем, он ошибается.

Российская экономика

Как оформить путевой листок легковой автомашины

Инструкция по заполнению накладной на легковой автомобиль (форма № 3) была издана Министерством транспорта России в Приказе № 152 от 18.09.2008. Эти документы составляются водителями, а затем проверяются диспетчером. В компаниях, не имеющих диспетчерской службы, путевки оформляет водитель, управляющий транспортным средством, или сам директор, если в его штате нет водителя. При погашении ваучера на грузоперевозку необходимо ввести пробег автомобиля на основании данных со спидометра.

На особенности оформления накладных указывает разъяснение Росстата № ЧУ-09-22/257 от 03.02.2005, в котором отмечается, что на лицевой стороне накладной должен быть проставлен штамп автопредприятия. Согласно последним поправкам, если накладная составлена на стандартном бланке, она может быть не проштампована.

Показания приборов должны быть сняты как перед началом движения, так и после возвращения на место остановки. Необходимо заполнить данные указателя уровня топлива, спидометра и других приборов.

При оформлении путевых листов необходимо:

• Предоставить осмотр автомобиля автомеханику и подписать выданный документ до выезда автомобиля.
• Предоставить медицинское освидетельствование водителя, которое должно быть проведено врачом, с указанием даты и времени освидетельствования, а также подписать и вписать разрешение на выезд на линию.

Процедура оформления накладной выглядит следующим образом:

1. В верхней левой части формы:

• Дата выдачи накладной.
• Название учреждения-владельца.
• Подробная информация о водителе.
• Информация об автомобиле.
• Время выезда на линию.
• Время возвращения к месту отправления.
• Протокол медицинского осмотра с данными врача.

1. В правом блоке документ заполнен:

• Кодексы из учредительных документов учреждения.
• Номер документа.
• Показания спидометра.
• Сведения об автомеханике, выполняющем осмотр автомобиля.
• Тип топлива.
• Количество заправленного топлива.

1. Нижний блок документа помечен:

• Подпись автомеханика, подтверждающего способность управлять транспортным средством.
• Подпись водителя.

Посмотрите это видео, чтобы узнать, как правильно заполнить накладную.

(Видео: «Как правильно заполнить накладную»)

Выбираем систему налогообложения для интернет-магазина: примеры расчета налоговой нагрузки

Выбор налогового режима во многом определяет путь развития бизнеса: от того, какие налоги придется платить компании (индивидуальному предпринимателю), будет зависеть оборот документов, размер платежей в бюджет и наличие штатного бухгалтера. Давайте рассмотрим, какие налоговые режимы может применять интернет-магазин.

Отметка о прохождении технического контроля

Дата и время проведения предсменного или предрейсового осмотра технического состояния транспортного средства заверяются печатью инспектора транспортного средства или инспектора технического состояния городского наземного транспорта, проводившего осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Даты и время допуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проверки технического состояния транспортного средства перед началом движения или смены заверяются печатью должностного лица, ответственного за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «допуск на линию разрешен» и подписью с указанием фамилии и инициалов.

С 1 января 2021 года автоинспектор должен добавить штамп «выпуск на линию» к дате и подписи на талоне оплаты проезда.

Другими словами, ситуация точно такая же, как и в случае со штампами медицинского осмотра. Марки были обязательными до 1 марта 2019 года, затем они были отменены и будут вновь введены с 2021 года.

Информация о техническом контроле и выезде на линию

Информация об автомобиле включает:
дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты), когда автомобиль выехал с парковки и въехал на парковку;

Дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предсменного или предпланового контроля технического состояния транспортного средства (если обязанность его проведения вытекает из законодательства Российской Федерации)

Дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного технического осмотра транспортного средства (если его обязательность предусмотрена законодательством Российской Федерации);

Дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда и возвращения транспортного средства.

Пункты 4 и 5 содержат два существенных изменения:

• предметы поменялись местами, а значит, имеет смысл также изменить их порядок в накладной;
• термины выезд на линию и возвращение с линии теперь используются вместо выезда и возвращения на стоянку.

Изменения, которые необходимо внести в накладную, рассмотрены выше. Ниже мы рассмотрим, как изменилась процедура оформления накладной.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат соответственно длительному сроку хранения. Накладные не являются исключением. После проведения всех бухгалтерских операций эти документы должны храниться конфиденциально в течение не менее пяти лет или срока, установленного внутренними правилами организации.

Какие правила составления путевых листов действуют в 2022 году

Правила заполнения транспортной накладной на транспортное средство индивидуального предпринимателя утверждены приказом Минтранса России № 368 и будут действовать до 31.12.2026 включительно. Этим же приказом устанавливается порядок заполнения документа.

Список основных правил:

• Накладная для индивидуального предпринимателя должна составляться перед каждой поездкой. Документ не может быть составлен в течение целого месяца.
• Обязательно заполнить пункт «Детали транспорта».
• Перед каждой поездкой необходимо пройти медицинский осмотр, что подтверждается формулировкой «прошел медицинский осмотр перед поездкой, допущен к работе». После осмотра транспортного средства необходимо поставить галочку «пройден медицинский осмотр транспортного средства».
• При предоставлении информации о транспортном средстве необходимо указать не только модель автомобиля, но и марку прицепа/полуприцепа.
• Лицо, ответственное за техническое состояние автомобиля, должно поставить галочку «Допущено к эксплуатации».
• Обязательно нужно указать показания одометра за дату и время, когда автомобиль был перегнан, и дату и время, когда он был возвращен.
• Для записи накладных используется специальный журнал. Он может быть в бумажном или электронном виде (с использованием ЭЦП).

Особенности заполнения

Помимо деталей, изменились и правила заполнения накладных в 2022 году: теперь при их составлении, хранении и учете необходимо учитывать следующие моменты

• с 1 января путевой лист стал обязательным для индивидуальных предпринимателей, независимо от того, осуществляют ли они перевозку людей (грузов) или нет; ранее путевые листы требовались только для коммерческих перевозок;
• показания одометра необходимо будет фиксировать как при выезде, так и при въезде на парковку;
• журнал учета теперь можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (с ЭЦП);
• если автомобиль используется более чем одним сотрудником, документ должен быть выдан на каждого сотрудника;
• во время проведения медицинских осмотров транспортных средств необходимо вывешивать знак «Выпуск на разрешенную линию» для указания времени выпуска и возврата транспортных средств.

Учитывая эти нюансы, алгоритм, как правильно заполнить накладную, следующий.

Шаг 1: Диспетчер или другой уполномоченный сотрудник вносит основную информацию (даты, информация о компании, информация о транспортном средстве и т.д.) в форму и передает ее водителю.

ВАЖНО: Записи, касающиеся медицинского осмотра водителя и проверки технического состояния машины, вносятся уполномоченными лицами.

Шаг 2: Водитель вводит информацию о маршруте, расстоянии поездки, расходе топлива в течение смены.

Шаг 3: В конце смены или поездки водитель сдает маршрут бухгалтеру или другому лицу, ответственному за выставление счетов и списание топлива и хранение документов, о чем он указывает в документе (подпись) и в журнале учета.

Для примера — заполненный путевой лист для водителя легкового автомобиля:

Порядок регистрации не сильно отличается для разных типов транспортных средств. Как для легковых, так и для грузовых автомобилей и автобусов используется описанный выше алгоритм, но иногда вводится дополнительная информация:

• для такси — показания таксометра;
• для грузовых автомобилей — знаки представителя клиента и номера накладных
• Для автобусов — пробег с пассажирами и без, информация о кондукторе и т.д.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Любой водитель, использующий такой автомобиль в служебных целях, должен знать, как заполнить путевой лист автомобиля. Этот документ относится к основным и должен быть заполнен как для собственного, так и для арендованного автомобиля. В то же время автотранспортные предприятия, предоставляющие услуги по перевозке грузов или пассажиров, должны использовать стандартизированные формы этих бланков.

Ниже приведен пример заполнения формы № 3.

Лицевая часть

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения накладных, которые также включают перечень новых реквизитов, были введены в действие приказом Министерства транспорта № 368 от 11 сентября 2020 года. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь должны быть указаны тип сообщения и тип перевозки. Эта информация содержится в статьях 4 и 5 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, но Министерство транспорта прокомментировало это в своем письме от 3 марта 2021 года № DZ-468-PG и отметило, что в разделе «Вид транспорта» организация должна указать одно из следующих:

• Регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• Перевозка пассажиров и багажа по запросу;
• Организованная перевозка группы детей;
• Перевозка пассажиров и багажа на такси;
• собственные транспортные потребности.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в накладной должны быть указаны марка и модель транспортного средства и прицепа (при наличии). Ранее необходимо было указывать только тип и модель транспортного средства.

Вы также должны ввести показания одометра при выезде и въезде на автостоянку в конце смены. Следует указывать только полные километры.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Государственный контролер должен поставить свою подпись и подписать разрешение на управление транспортным средством.

Медицинский работник в карте выезда должен не только расписаться за удовлетворительное состояние водителя, но и сделать расшифровку:

• Перед отъездом: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к выполнению служебных обязанностей»;
• По возвращении с работы, после осмотра: «Прошел проверку здоровья после рабочего дня».

Если на листе несколько водителей, следует сделать пометку для каждого из них.

Виды путевых листов легкового автомобиля

Унифицированные формы накладных не являются обязательными, компании вправе самостоятельно разрабатывать собственные формы первичных документов (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но стандартные формы еще не были официально отменены, поэтому они считаются действительными:

• накладная на легковой автомобиль — типовая межотраслевая форма № 3 (ОКУД 0345001);
• накладная на специальный автомобиль — типовая межотраслевая форма № 3 специальная (ОКУД 0345002);
• Таксомоторная накладная — типовая межотраслевая форма 4 (ОКУД 0345003).

Обратите внимание, что данные утвержденные формы не являются актуальными, так как не содержат всех обязательных данных, установленных приказом Министерства транспорта № 368 от 11.09.2020. В частности, они не содержат транспортной информации. Перед использованием формы следует внести в нее необходимые изменения или воспользоваться формой, приведенной ниже в нашей статье.

Следует отметить, что Приказ № 368 допускает включение в накладную дополнительных сведений, отражающих индивидуальные особенности компании, использующей транспортное средство. Применяемая форма должна быть отражена в учетной политике компании.

Оформление путевого листа на каждое транспортное средство

Накладная составляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для перевозки грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщении.

На каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом и/или индивидуальным предпринимателем, оформляется путевой лист.

В этом пункте произошло довольно значительное изменение формулировки. Ранее говорилось, что накладные требуются только для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Новая редакция гласит, что путевые листы требуются для всех транспортных средств юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Поэтому может показаться, что путевые листы становятся обязательными для всех транспортных средств, включая те, которые не используются для перевозки (например, автомобили).

Однако в действительности это не так. Прежде всего, обязанность по заполнению путевого листа определена Федеральным законом «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», и в этом документе все остается неизменным:

Статья 6: накладные

(2) Запрещается перевозка пассажиров, багажа и грузов на автобусах, трамваях, троллейбусах, легковых и грузовых автомобилях без оформления дорожного устава на данное транспортное средство.

Другими словами, если транспортное средство не перевозит пассажиров, багаж или груз, то путевой лист все равно не обязателен.

Кроме того, вышеупомянутый пункт 8 имеет еще одно важное отличие. В старой версии было четко определено 3 типа перевозок, для которых требовалась накладная. Что касается четвертого вида перевозок — международных перевозок — накладная не требуется. Однако с 1 января 2021 года формулировка меняется, и, судя по всему, путевой лист будет требоваться и для международных перевозок.

Что должен иметь при себе водитель

Каждый водитель обязан иметь при себе ряд документов во время работы. К ним относятся:

• Водительское удостоверение (с соответствующим классом регистрации);
• Свидетельство о регистрации транспортного средства (если у вас есть прицеп — он тоже должен быть зарегистрирован);
• Документы, сопровождающие товар (коносамент и т.д.);
• Если требуется, специальное разрешение на перевозку специальных грузов;
• накладная.

Ответственность за отсутствие или неправильное оформление

Компетентные органы могут наказывать водителей, которые неправильно оформляют или не используют свои путевые листы. Наказанием является штраф, но в случае первого или незначительного нарушения иногда достаточно предупреждения. Суммы, которые организация должна будет выплатить, приведены в таблице ниже.

Без билета	500 рублей.	Ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ
Непредставление подтверждения медицинского или технического освидетельствования водителя	LE и EP — 30 000 руб. Должностные лица — 5 000 руб.	Ч. 2-3 ст. 12.31.1 КоАП РФ

Путевой лист и затраты на ГСМ

Налоговые инспекторы не всегда принимают коносамент в качестве подтверждающего документа (см. письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Подтвердить расходы на ГСМ могут и другие документы, например, списания и акты выполненных работ.

Если организация не является автотранспортным предприятием, то целесообразно включить в приказ об учетной политике положение об использовании товарно-транспортных накладных в качестве документов, обосновывающих списание расходов на ГСМ. В противном случае налоговые органы могут не рассматривать накладную в качестве подтверждающего документа.
См. также «Практические советы по ведению учета и бухгалтерской отчетности». «Практические рекомендации по учету и списанию горюче-смазочных материалов».

Определите вероятность налоговой проверки на месте и получите консультацию по вашему налоговому бремени

Корпоративный контроль: как держать учредителей в ежовых рукавицах

Не всегда допустимо указывать бенефициара как акционера и директора компании в ЕГРЮЛ: взаимозависимость, например, всегда рассматривается налоговыми органами как проявление дробления деятельности.

Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля в 2022 году

Этот документ обычно составляется диспетчером. Более крупные компании также нанимают специального сотрудника, который отвечает за отправку автомобилей в путь. Водители должны заполнить некоторые данные, например, указать информацию о приборах и отметить пробег.

После заполнения всех пунктов руководитель компании и диспетчер ставят здесь свои подписи. Если компания использует печать для своих операций, эта печать также ставится на ваучере. Документ должен быть заполнен в одном экземпляре. Водитель должен забрать его перед выездом из гаража. После поездки ваучер возвращается диспетчеру и передается в бухгалтерию. Такой ваучер считается закрытым.

Согласно новым правилам, запрещается выдавать ваучер на несколько смен или поездок. Если работа не завершена за один день, ответственные лица могут продлить ваучер с помощью специального ящика. Водитель имеет возможность самостоятельно продлить ваучер. Такая возможность объясняется возникновением непредвиденных ситуаций во время длительных поездок. Например, по техническим причинам водитель не сможет вернуться на станцию до окончания срока действия ваучера. Водитель может сам продлить талон, чтобы не ездить с просроченным документом, нарушая закон.

Ваучер можно заполнить на компьютере. Хотя практика показывает, что многие предпочитают заполнять его вручную. Но даже если выбран компьютерный вариант, подписи должны быть поставлены «лично». Любое сканирование подписей в этой ситуации недопустимо. Также при заполнении подписи необходимо следить за тем, чтобы информация была разборчивой. С этой целью рекомендуется заполнять документ машинописным способом. Если в документе есть ошибка, ее не следует зачеркивать. Лучше всего заполнить новый бланк. Ответственное лицо также должно убедиться, что вся предоставленная информация верна.

Без чего нельзя обойтись в управленческом учете — говорим об анализе баланса

Давайте рассмотрим один из способов анализа баланса, который поможет вам повысить авторитет руководителя и делегировать управленческие решения.

Указание инвентарного номера для троллейбусов и трамваев

Информация об автомобиле включает:
Государственный регистрационный номер легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

регистрационный номер транспортного средства, а если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), то его регистрационный номер и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

Ранее в подпункте 2 требовалось указывать регистрационный номер транспортного средства в маршрутном листе. Однако троллейбусы и трамваи не имеют регистрационных номеров. Новая версия позволяет вписать в маршрут инвентарный номер троллейбуса или трамвая. Это номер, который написан на боковой стороне автомобиля.

Проверьте налоговую льготу в своем уведомлении на уплату имущественных налогов

Физические лица должны уплатить налог на имущество за 2021 год на основании налогового уведомления до 1 декабря 2022 года. Если вы имеете право на освобождение от уплаты налогов, это необходимо показать. Проверьте свое уведомление, советует Портал государственных услуг.

Указание марки транспортного средства в путевом листе

Информация об автомобиле включает:

вид транспортного средства (легковой, грузовой, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а если грузовой автомобиль используется с дорожным прицепом, дорожным полуприцепом, то дополнительно — модель дорожного прицепа, дорожного полуприцепа;

Информация о транспортных средствах включает:

вид транспортного средства, марка и модель транспортного средства, а если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), то, кроме того, марка и модель прицепа (полуприцепа);

Ранее требовалось указывать только модель транспортного средства, а с 1 января 2020 года необходимо также указывать марку и модель транспортного средства. В этом случае изменения минимальны. Это связано с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении накладных сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Таким образом, при данном изменении в накладной необходимо будет переименовать только один из пунктов.

Изменения в заполнении даты действия путевого бланка

Ранее допускалось оформлять накладную как на одну смену, так и на целый месяц. Однако после выхода Приказа № 467 с 01.03.2019 года не допускается выдача одного ваучера на несколько маршрутов в разные рабочие дни. Согласно новым правилам, ваучер должен быть выдан водителю до:

1. Каждая поездка — если продолжительность маршрута превышает рабочую смену.
2. Начальная поездка — если рабочий заказ короче смены и водителю назначен один или несколько маршрутов.

Срок действия формы должен отображаться в зависимости от длины заданий:

• Если продолжительность задания находится в пределах одной рабочей смены, в графе «Срок действия» необходимо указать дату выезда на работу.
• Если продолжительность задания превышает один рабочий день, в этом поле необходимо ввести дату начала поездки и дату окончания поездки.

По окончании работы водитель обязан заполнить путевой лист, вернуть его диспетчеру с подписью и передать в бухгалтерию для обработки.

Бюджет РФ оказался профицитным. Излишки составили больше 100 млрд рублей

Российский федеральный бюджет является профицитным по состоянию на 1 ноября 2022 года.

С помощью интернет-банка и ЭЦП директора главбух похитила 8 млн рублей. Дали 4 года условно

Главный бухгалтер двух строительных компаний Воронежа осуждена за хищение вверенного виновным имущества в особо крупном размере.

Отметка о прохождении медицинского осмотра

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя заверяются печатью медицинского работника, проводившего данный осмотр, и его подписью с указанием фамилии и инициалов.

На основании результатов предрейсового и послерейсового медицинских осмотров в маршрутной карте делается отметка «Прошел предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры, допущен к выполнению трудовых обязанностей».

После прохождения послерейсового медицинского осмотра следует пометка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Новая редакция раздела 15 гласит, что с 1 января 2021 года медицинский работник должен дополнительно проставлять в накладной дату и время, а также свою подпись:

• «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к работе;
• Прошел послерейсовый медицинский осмотр.

Как именно будет делаться такая отметка, не уточняется, но медицинские компании, скорее всего, закажут соответствующие штампы, чтобы ускорить процесс оформления накладной.

Сведения о водителе

К ним относятся:

• Имя водителя;
• Дата и время проведения пред- и послегоночного медицинского осмотра. Это должно быть заверено подписью и подтверждено врачом.

Для какой цели выписываются путевые листы

Частным организациям и предпринимателям путевые листы нужны для следующих целей:

1. Отчетность по расходу топлива и смазочных материалов.
2. Отчетность об общих расходах, связанных с транспортным средством.
3. Учет амортизационных отчислений.
4. Обеспечение контроля над движением транспортных средств.
5. Платные водители.

Билет также является документом, подтверждающим законность выезда транспортного средства на маршрут, когда его останавливает сотрудник дорожной полиции. Если путевой лист отсутствует, на водителя налагается штраф в соответствии со статьей 12.13 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Для того чтобы сообщить, что транспортное средство было заправлено, к накладной должны быть приложены квитанции, подтверждающие это действие, а также пробег по показаниям спидометра. Если автомобиль заправляется по топливным талонам, ведется соответствующий учет.

Если автомобиль подключен к On-Line Control, то учет ведется с помощью этого программного обеспечения (разъяснение Министерства финансов № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).

Независимо от того, принадлежит ли автомобиль автопредприятию или индивидуальному предпринимателю, при выезде из мастерской выдается талон, который является основным документом, в котором производится основной расчет затрат.

Новые правила при занесении реквизитов в путевые листы

Приказом № 17 от 18.01.2017, а также приказом № 476 от 07.11.2017 Министерство транспорта определило изменения, которые необходимо показывать при заполнении путевых листов. Учитывая, что накладная является строго учетной формой, даже если компания разрабатывает собственный шаблон документа, он должен содержать обязательные данные, установленные нормативными актами.

Обязательные данные, заполняемые на первой странице накладной, включают:

1. Срок действия ваучера. Если ваучер выдается на срок более одного рабочего дня, необходимо записать дату на этом бланке (например, 22.07.2019 — 26.07.2019).
2. Номер и серия ваучера. Номер записывается в уникальной форме. Серия обычно штампуется при изготовлении бланков в типографии.
3. Подробная информация об автотранспортном предприятии с указанием адреса, контактов, кодов ОКУД и ОКПО.
4. Информация о транспортном средстве с указанием модели, марки, номерного знака. При аренде автомобиля отображается информация о договоре аренды.
5. Данные водителя с указанием его/ее имени, удостоверения личности, водительского удостоверения (если есть).
6. Маршрут с указанием адреса назначения, времени выезда автомобиля из гаража и возвращения в исходную точку.
7. Подпись диспетчера, выдавшего путевку.
8. Подпись механика гаража с указанием:

• техническое состояние автомобиля при выдаче и возврате в гараж;
• показания спидометра;
• Заправка топлива и остаток в баке;
• сорт топлива;
• расход топлива с указанием фактического и номинального расхода топлива;
• информация о медицинском осмотре водителя и техническом осмотре транспортного средства.

В результате изменений, внесенных в путевые листы с 2014 года, автомеханики обязаны перед каждой поездкой вносить в путевой лист данные владельца транспортного средства из ОГРН, а для индивидуальных предпринимателей — из ОГРИП. На стандартном бланке (форма 3) печать компании не требуется.

Исходя из требований Минтранса, отмеченных в Постановлении № 467 от 21.12.2018, путевые листы, подготовленные компаниями, должны включать все реквизиты в соответствии с утвержденным приказом.

Медицинские осмотры водительского персонала, проведенные перед допуском на линию, должны быть записаны в прошнурованной книге. Необходимость медицинских осмотров водителей определяется приказом руководителя автотранспортного предприятия. Также обязательным является проведение медицинского осмотра сотрудников-водителей при возвращении автомобиля в мастерскую по окончании работы.

Врач обязан:

• Выслушайте все жалобы водителя.
• Проведите физический осмотр.
• Проверьте температуру, кровяное давление и пульс водителя.
• Алкотестер на алкоголь.
• Выявить использование психотропных веществ (если таковые имеются).

После проверки медицинский работник даст заключение и подпишет талон, указав время проверки, тем самым разрешив водителю выехать на линию.

Обязательные данные на оборотной стороне накладной включают:

• Номер записи в заказе. Каждая поездка должна отображаться под неповторяющимся номером.
• Код учреждения, заказавшего транспортное средство.
• Маршрут, указывающий точку отправления линии и конечный адрес.
• Время отправления и возвращения автомобиля.
• Зарегистрированный пробег.
• Подпись водителя.

Накладная должна быть оформлена в одном экземпляре.

Необязательные сведения для всех видов транспорта

Перечень дополнительных данных зависит от цели перевозки и типа используемого транспортного средства. Эти данные могут быть использованы для контроля топлива и работы водителей, учета доходов или расчета затрат для внешних клиентов.

Для всех видов транспорта обычно предоставляется следующая дополнительная информация:

• Упоминание о расходе топлива, экономии топлива или перерасходе;
• Маршрут путешествия.

Заполнение накладных с указанием маршрута и обязательных данных в специальной службе.

В последней детали важно указать не только адреса контрольных пунктов маршрута, время в пути и пройденное расстояние, но и информацию, подтверждающую, что транспортное средство использовалось в производственных целях. Например, название груза, клиента и т.д. См. также: «Является ли указание маршрута обязательным? «Обязательно ли указывать маршрут в накладной: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Кроме того, важно указать время и продолжительность остановок. Это позволит доказать, что водитель соблюдал установленные законом нормы труда и отдыха. Они изложены в приказе Минтранса № 424 от 16.10.20 (см. «Минтранс определил новые правила отдыха и режима труда для водителей»). Эти правила также закреплены в коллективных договорах или соглашениях.

Внимание!

Накладная не подтверждает фактическое рабочее время водителя для целей оплаты труда или для регулирования других отношений между работником и работодателем. Об этом говорится в постановлении Апелляционного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

Столичные предприниматели могут записаться к разным проверяющим на консультацию через «Открытый контроль»

Платформа позволяет предпринимателям получать необходимые консультации от регулирующих органов.

Что еще нужно знать о путевых листах

Вот некоторые важные особенности накладной.

Не забудьте заполнить его до того, как водитель отправится в путь. В противном случае инспекторы дорожной полиции выпишут штраф.

Если водитель совершает несколько поездок за смену по одной накладной, отмечайте прохождение технического осмотра перед сменой, а не перед поездкой.

Если на одном автомобиле работает несколько водителей, перечислите их всех в одном путевом листе или составьте документ для каждого сменного водителя.
Если выписано более одной накладной, запишите время отправления и показания одометра на первой накладной, а время возвращения и новое значение пробега — на последней накладной.

Читайте также: Новые правила оформления путевых листов

Исключение срока хранения путевых листов

18 Выданные накладные должны храниться не менее пяти лет.

Согласно действующему приказу Министерства транспорта, путевые листы должны храниться в организации не менее пяти лет. В документе, который должен вступить в силу в 2021 году, такого требования нет.