Правила заполнения путевого листа для автомобилей

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, который используется для учета рабочего времени водителя, цели поездки, использованного топлива и технического состояния автомобиля.

Накладная должна быть выдана организацией или частным предпринимателем, которые

1. Перевозка пассажиров за деньги.
2. Доставлять товары клиентам и перевозить грузы — собственные или за плату.
3. Ездить на служебном автомобиле по профессиональным причинам.
4. Постоянно ездят на работу на собственном автомобиле.

Водительское удостоверение не требуется для поездок, связанных с работой, таких как рыбалка, сбор грибов или шопинг. Поездка за счет компании будет рассматриваться как доход для работника. С этого дохода бухгалтерия уплатит НДФЛ (письмо Министерства финансов).

В «Додо Пицца» есть специальный человек, который ежедневно оформляет туристические ваучеры. Источник: joblab.ru

В «Додо Пицца» есть специальный человек, который ежедневно оформляет путевки. Источник: joblab.ru

Нужно ли оформлять путевой лист для водителей, которые находятся за рулем корпоративного (служебного транспорта) если они не осуществляют коммерческих перевозок, а эксплуатируют автотранспорт для внутренних нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя?

Как вы уже поняли, друзья, в этом нет необходимости, поскольку действующее российское законодательство четко определило круг лиц, которые обязаны иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по требованию полиции.

К сожалению для нас, некоторые сотрудники ГИБДД, похоже, либо не знают этих неподатливых законов (хотя это их прямая обязанность), либо сознательно пользуются правовой безграмотностью водителей, работающих в различных компаниях на дороге.

Смотрите также: С 2018 года предрейсовые осмотры водителей будут проводиться дистанционно

Тем более что штраф за отсутствие накладной составляет всего 500 рублей. Многие водители, даже в глубине души понимая, что сотрудники ГИБДД по закону не обязаны предъявлять путевой лист, стараются не связываться с ними. К сожалению, многим из них проще заплатить штраф и уехать.

Все это, однако, приводит к безнаказанности тех недобросовестных сотрудников ГИБДД, которые незаконно требуют путевые листы у водителей, не занимающихся перевозками.

Так что помните, господа, советуем вам оспаривать действия сотрудников ГИБДД непосредственно в суде, если они незаконно привлечены к административной ответственности за отсутствие оформленного путевого листа.

Мы надеемся, что рано или поздно руководство ГИБДД разъяснит это всем сотрудникам и обяжет их ознакомиться с федеральным законодательством и другими нормативными актами, которые прямо указывают на то, что путевой лист должен оформляться в тех случаях, когда речь идет о перевозке за деньги, то есть о коммерческих автомобильных перевозках.

Кстати, хочу напомнить, что в нашей стране не только сотрудники ГАИ лажают на дорогах. Вот вам друзья пример вопиющей безграмотности сотрудников Управления государственного автодорожного надзора по Липецкой области.

Корпоративный контроль: как держать учредителей в ежовых рукавицах

Внесение бенефициара в ЕГРЮЛ в качестве акционера и директора компании не всегда приемлемо: например, взаимозависимость всегда рассматривается налоговыми органами как проявление дробления деятельности.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения накладных, которые также включают перечень новых реквизитов, были введены в действие приказом Министерства транспорта № 368 от 11 сентября 2020 года. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь должны быть указаны тип сообщения и тип перевозки. Эта информация содержится в статьях 4 и 5 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Министерство транспорта прокомментировало это в своем письме от 3 марта 2021 года № DZ-468-PG и отметило, что в графе «Вид транспорта» организация должна указать одно из следующих значений:

• Регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• Перевозка пассажиров и багажа по запросу;
• Организованная перевозка группы детей;
• Перевозка пассажиров и багажа на такси;
• собственные транспортные потребности.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в накладной должны быть указаны марка и модель транспортного средства и прицепа (при наличии). Ранее необходимо было указывать только тип и модель транспортного средства.

Вы также должны ввести показания одометра при выезде и въезде на автостоянку в конце смены. Следует указывать только полные километры.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Государственный контролер должен подписать и утвердить разрешение на езду на транспортном средстве в нормальных условиях.

Медик в карте выезда должен не только расписаться за удовлетворительное состояние водителя, но и выписать предписание:

• Перед отъездом: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к работе»;
• По возвращении с работы, после осмотра: «Прошел проверку здоровья после рабочего дня».

Если в списке несколько водителей, каждый из них должен быть отмечен.

Путевой лист на месяц: можно оформлять?

Накладная может быть выдана на срок более одних суток, но не более одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Минтранс в своем письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ разъяснил, что накладная может быть составлена одним из следующих способов:

1. Выписать новую накладную.
2. Вставьте обязательные данные в ранее оформленную накладную:

• показания одометра;
• даты и время регулярных отправлений и прибытий транспортного средства;
• даты технических и медицинских осмотров.

Все остальные детали должны оставаться неизменными.

Из этих объяснений следует, что накладные можно выдавать даже на поездки продолжительностью более одного дня. Самое главное, чтобы были показания одометра, информация об отправлении и прибытии, указания о медицинском осмотре и проверке технического состояния до и после каждой поездки.

В связи с этим мы заявляем:

Накладная может быть выдана на день, месяц или несколько дней. В накладной, рассчитанной более чем на один день, указывайте при каждом выезде его дату и время, показания одометра, отметки о прохождении медицинского осмотра и техническом состоянии автомобиля (Письмо Минтранса от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Путевой лист на один день

Выбираем систему налогообложения для интернет-магазина: примеры расчета налоговой нагрузки

Выбор налогового режима во многом определяет путь компании: от того, какие налоги придется платить компании (ИП), будет зависеть документооборот, размер платежей в бюджет и наличие бухгалтера. Давайте рассмотрим, какие налоговые режимы могут применяться к интернет-магазину.

Почему же сотрудники ГИБДД не имеют право требовать путевой лист и доверенность у водителей?

И так друзья, давайте подробнее рассмотрим пункт 2.1.1 Правил дорожного движения.

Согласно пункту 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, водитель транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции (в том числе ГИБДД РФ) передавать для проверки следующие документы

водительское удостоверение или временное разрешение на управление транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;

регистрационные документы на транспортное средство (за исключением мопедов) и, если имеется прицеп, также прицеп (за исключением прицепов для мопедов)

в определенных случаях разрешение на перевозку пассажиров и багажа в такси, список поездок, номерной знак и документы, относящиеся к перевозимому грузу, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные законом для перевозки этих грузов

документ, подтверждающий факт инвалидности, в случае управления транспортным средством с маркировкой «Инвалид»;

страховой полис обязательного страхования ответственности владельца (полис ОСАГО);

в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, иметь при себе и передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта разрешительную карточку на проезд транспортного средства в международном автомобильном сообщении, транспортную накладную и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, по которым в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности разрешено движение тяжеловесных и (или) крупногабаритных транспортных средств по автомобильным дорогам

Обратите внимание, друзья, на текст, выделенный красным цветом. Этот пункт указывает нам на то, что водители обязаны иметь при себе путевой лист только в случаях, определенных законом. Другими словами, если следовать логике закона, водитель не всегда должен иметь при себе путевой лист. В противном случае в законе не упоминались бы «установленные случаи».

Давайте также внимательно прочитаем раздел 2.1.1 D.R.U.

Вы видите здесь положение, обязывающее водителя иметь при себе и предъявлять полиции доверенность по первому требованию? Очевидно, что этого пункта нет, так как в действующих правилах дорожного движения это требование закона было отменено постановлением правительства РФ еще в 2012 году.

И поэтому, согласно сегодняшним правилам дорожного движения, никто не имеет права просить у вас доверенность на управление транспортным средством, даже независимо от того, кому оно принадлежит.

Помните, что доверенность нужна только в том случае, если вы намерены предпринять какие-либо юридические действия от имени юридического лица или предприятия. Например, вы можете забрать автомобиль со стоянки или оформить его в ГИБДД.

См. также: Новые административные правила Министерства внутренних дел с 1 апреля 2017 года.

Кроме того, мы с вами знаем, что заполненная накладная должна перевозиться только в случаях, предусмотренных законом.

Но в каких случаях водители по закону обязаны иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его полиции по требованию?

Да, это правда, что в некоторых случаях накладная должна быть заполнена и должна быть доступна полиции. Например, когда водитель занимается коммерческой перевозкой грузов или людей.

Для начала, дорогие мои, давайте выясним, когда должна быть заполнена накладная. Данный вопрос регулируется Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевого листа», с изменениями от 2017 года.

Так, согласно этому документу, транспортная накладная заполняется на транспортные средства, принадлежащие юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям, для перевозки грузов, пассажиров или багажа. Вот выдержка из приказа министра транспорта № 152:

«Пункт 9. На каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для перевозки грузов, пассажиров и багажа автомобильным и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщении, оформляется путевой лист».

Многие из вас скажут, что в этом документе нет ни слова о «коммерческих перевозках», а значит, якобы этот путевой лист должен оформляться во всех случаях эксплуатации транспортного средства, принадлежащего юридическому лицу или ИП.

В действительности это не так. Дело в том, что этот приказ Минтранса №152 напрямую ссылается на более важный федеральный закон:

Закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского электрического транспорта» от 8 ноября 2007 года.

Статья 1: Предмет.

1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, входящими в транспортную систему Российской Федерации. Отношения, возникающие при оказании услуг автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и не урегулированные настоящим Федеральным законом, регулируются другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1. Настоящий Федеральный закон определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием прицепов, полуприцепов (далее также — транспортные средства), соответственно, а также общие условия обслуживания пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, фрахтовщиков на объектах транспортной инфраструктуры.

1. Перевозка пассажиров, багажа и грузов автомобильным транспортом в международном сообщении регулируется международными договорами Российской Федерации.

1. Положения законодательства Российской Федерации о защите прав потребителей распространяются также на отношения, связанные с перевозкой пассажиров и багажа, грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности целей.

То есть, как вы видите, господа, приказ Минтранса №152, ссылаясь на ФЗ №259 подразумевает, что накладная должна оформляться на коммерческие перевозки грузов и пассажиров. Но в этих документах ничего не говорится о том, что водитель транспортного средства, принадлежащего юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, должен иметь накладную, заполненную на каждый вид транспорта. То есть, при отсутствии факта коммерческой перевозки в соответствии с приказом Минтранса, заполнять накладную не нужно. Например, во время командировок по делам компании. В противном случае он будет прописан в таком документе.

Что должен иметь при себе водитель

Каждый водитель в процессе своей работы должен иметь при себе ряд документов. К ним относятся:

• Водительское удостоверение (с соответствующим классом регистрации);
• Свидетельство о регистрации транспортного средства (если у вас есть прицеп — он тоже должен быть зарегистрирован);
• Документы, сопровождающие товар (коносамент и т.д.);
• Если требуется, специальное разрешение на перевозку специальных грузов;
• накладная.

Срок оформления

Существуют важные правила составления накладной в 2020 г. Если до 2019 г. этот документ можно было оформлять для нескольких поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2019 г. это законодательно запрещено. Запрет вступает в силу с 1 марта 2019 года.

Согласно новым правилам, необходимо оформить путевой лист (пункт 10 приказа министра транспорта № 152 от 18.09.2008 г.):

• перед каждой поездкой, если поездка длится дольше смены или рабочего дня;
• перед первой поездкой, если поездка короче смены или рабочего дня и у водителя есть одна или несколько поездок в течение дня.

Таким образом, срок действия билета на легковой автомобиль не может быть больше, чем продолжительность поездки водителя или рабочего дня. Это же правило относится и к грузовым автомобилям.

Кому не нужен путевой лист?

Путевой лист необходим для перевозки людей или грузов пассажирскими или грузовыми транспортными средствами, нанятыми или принадлежащими юридическому лицу, а также для любых поездок на таких транспортных средствах, как трамвай, троллейбус или автобус (пункт 2 статьи 6 Закона № 259-ФЗ от 08.11.07).

Дорожный пропуск не требуется для частного лица или сотрудника компании, который официально не является водителем и использует транспортное средство для собственных поездок. Однако стоит помнить, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный человек, который действительно может обойтись без путевого листа, — это частное лицо, путешествующее на собственном, наемном или доверенном автомобиле.

Накладная может быть проверена не только по месту использования водителя, но и на предприятии. Срок хранения накладной составляет пять лет, и ее непредставление может повлечь за собой штраф.

Штраф за отсутствие накладной составляет 500 рублей (статья 12.3 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). В этом случае инспектор дорожной полиции имеет право только предупредить.

В то же время отсутствие путевого листа может быть истолковано ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического осмотра транспортного средства, что влечет за собой дополнительные штрафные санкции (см. ниже).

Заполнение накладной с обязательными данными в специальной службе

Что необходимо указывать в путевом листе?

Вы будете оштрафованы, если не будете соблюдать требования накладной:

• Медицинский осмотр водителя перед поездкой;
• Осмотр автомобиля перед началом движения.

Отметка о медицинском осмотре

Под ненадлежащим оформлением понимается отсутствие даты, подписи и печати медицинского работника о прохождении предрейсового медицинского осмотра. Обратите внимание, что врач должен быть уполномочен на это. Штрафы могут быть разными:

• Отсутствие отметки о прохождении предрейсового медицинского осмотра водителя — 5 000 рублей для должностных лиц и 30 000 рублей для организаций (пункт 2 статьи 12.31.1 КоАП РФ).
• Если есть признак медицинского освидетельствования, но он не соответствует действительности (например, водитель при проверке оказался пьян) — 20 000 рублей для должностных лиц и 50 000 рублей для организации (ст. 12.32 КоАП РФ).
• Если ГИБДД или Федеральная служба по надзору в сфере транспорта установит, что медицинский осмотр вообще не проводился, штраф составит от 2 000 до 3 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций (ст. 11.32 КоАП РФ).

Отметка о техническом контроле

Неправильное оформление — отсутствие даты и подписи лица, проверяющего техническое состояние транспортного средства. Лицо, ответственное за проведение технического осмотра, должно иметь профессиональную квалификацию по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств» или иметь профессиональную квалификацию «Рабочий по техническому осмотру автомобильного транспорта». Наказания за неправильные технические тесты следующие:

• Непрохождение технического осмотра транспортного средства перед поездкой — 5 000 рублей для должностных лиц и 30 000 рублей для организаций (часть 3 статьи 12.31.1 КоАП РФ)
• с печатью, подтверждающей прохождение технического осмотра транспортного средства вопреки действительности (автомобиль имел дефекты, запрещенные к управлению) — от 5 000 до 8 000 рублей для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ)

Отметка технического контролера

Если транспортное средство используется для перевозки пассажиров или грузов, оно должно быть осмотрено перед поездкой, и отметка об этом осмотре должна быть сделана в билете:

Столичные предприниматели могут записаться к разным проверяющим на консультацию через «Открытый контроль»

Платформа позволяет предпринимателям получать необходимые консультации от контролирующих органов.

С помощью интернет-банка и ЭЦП директора главбух похитила 8 млн рублей. Дали 4 года условно

Главный бухгалтер двух строительных компаний Воронежа осуждена за хищение вверенного виновным имущества в особо крупном размере.

Правила заполнения

Эксплуатация транспортных средств в коммерческих целях без документов запрещена Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ (статья 6, пункт 2). Запрет обоснован тем, что эти документы являются важнейшими документами, подтверждающими законность пробега транспортного средства, кроме того, они являются основанием для вычета расходов на бензин и расчета заработной платы водителей. Правила заполнения путевых листов в 2020 году регулируются приказом министра транспорта № 152 от 18.09.2008 года.

Согласно пункту 25 стандарта, утвержденного приказом министра финансов № 256н от 31.12.2016, для того чтобы документы соответствовали целям бухгалтерского учета, они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• Название документа, организация и дата подготовки;
• Содержание факта экономической жизни;
• Значение измерения (с указанием единиц измерения);
• имя лица, заполнившего документ и несущего ответственность за его правильность
• подписи.

Поскольку в перечень основных учетных документов не входит унифицированная форма путевого листа, работодатели оформляют их самостоятельно или используют формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Правила оформления самих документов в 2019 году претерпели некоторые изменения: новая форма путевого листа с 1 марта 2019 года позволяет заполнять документ только на одну поездку или одну смену, если в нем учитывается несколько поездок (приказ министра транспорта от 21.12.2018 № 467).

Если основные бухгалтерские документы и дальше будут составляться без учета новых поправок к накладным в 2019 году, налоговые органы откажутся признавать расходы на ГСМ и топливо, а ответственные за неправильное составление таких документов будут привлечены к ответственности по 12.31.1 КоАП РФ.

В каких случаях перевозка груза и пассажиров может считаться коммерческой?

Согласно Федеральному закону № 259 от 8 ноября 2007 года, услуги по перевозке грузов, багажа и пассажиров считаются коммерческими.

Также в соответствии с этим же законом объясняются такие понятия, как груз, багаж и пассажир, а именно:

Груз — материальный объект, принятый к перевозке в установленном порядке.

Багаж — материальный объект, принятый к перевозке в установленном порядке.

Пассажир — физическое лицо, заключившее договор на перевозку пассажиров, или физическое лицо, заключившее договор на фрахтование транспортного средства для перевозки.

Следует также обратить внимание на статью 2 «Основные термины, используемые в действующем Федеральном законе № 259», где разъясняется, что именно представляет собой перевозчик:

«перевозчиком является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, которые на основании договора перевозки людей или договора перевозки грузов обязуются перевезти лицо и сдать его багаж или перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и сдать багаж или груз лицу, имеющему право на его получение».

Санкции за неправильное оформление

Ранее форма товарно-транспортных накладных была утверждена приказом Минтранса РФ от 18.09.2008. ¹ 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка их заполнения…». Но с 01.01.2013 года организации могут сами определять форму документа. Самое главное, что он должен содержать следующую информацию

• Имя и номер;
• Информация о владельце транспортного средства;
• Срок действия ваучера;
• Информация о транспортном средстве;
• Информация о водителе транспортного средства.

Маршрут должен включать информацию о медицинском осмотре водителей. Штраф за отсутствие медицинского осмотра по путевке составляет от 3 000 до 30 000 рублей. В зависимости от того, кто оштрафован — водитель, должностное лицо или менеджер — определяется размер штрафа.

Кто заполняет бланк

Ведение накладных обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или другого сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Обратите внимание, что водителям не разрешается заполнять путевые листы.

Единственная обязанность водителя при правильном заполнении путевого листа — расписаться в получении и возврате автомобиля в конце рабочей смены и отметить все совершенные им поездки.

Накладная должна быть возвращена водителю вместе с квитанцией, и обязательно нужно сдать водительское удостоверение, выданное накануне.

В некоторых случаях накладная может выдаваться не на одну смену, а на более длительный период времени (например, в случае междугородних перевозок).

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы должны храниться в течение длительного времени. Накладные не являются исключением. После завершения всех учетных операций и проведения по ним бухгалтерских операций эти документы должны храниться в недопустимом месте не менее пяти лет или срока, установленного внутренними нормативными документами организации.

Зачем нужны путевые листы

Снижение налогов. Это касается предпринимателей на ОСНО и УСН 15%. Для того чтобы включить расходы на топливо, платные парковки и автозаправочные станции, необходимы данные о потребленном топливе и подтверждающие это чеки. Учет топлива может осуществляться на основании талонов о ДТП или данных ГЛОНАСС (письмо Министерства финансов). Без подтверждающих документов невозможно включить стоимость автомобиля в расходы.

Контролируйте водителя. До и после смены записывайте количество использованного топлива и пробег в путевые листы. Водитель не может слить топливо и приехать на встречу с друзьями вместо того, чтобы ехать на работу, или «залить» 120 литров бензина в автомобиль с 40-литровым баком. Без документов вы ничего не докажете, а с накладной легко похвалить водителя.

Чтобы доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Водитель, работающий полный рабочий день, обязан пройти медицинский осмотр перед началом смены. Если что-то случится на дороге и пострадают люди или груз, будет полезно доказать, что автомобиль был в хорошем состоянии, а водитель — здоров. Если в накладной нет этой информации, вы не сможете доказать свою правоту.

Пройдите проверку в дорожной полиции. Это относится как к индивидуальным предпринимателям, так и к компаниям, занимающимся перевозкой людей и чужих товаров. Они должны иметь товарно-транспортную накладную (статья 6 Закона 59-ФЗ). Если автомобиль зарегистрирован на индивидуального предпринимателя или компанию, а багажник и гостиная забиты круассанами, инспектор обязательно спросит, куда вы везете автомобиль, и попросит предъявить накладную. Но если вы бросили дюжину булочек с ромом на заднее сиденье в кафе, он вряд ли вас прищучит. Дорожная полиция не имеет права требовать у вас путевой лист, если вы едете по делам на собственном или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Как заполнить путевой лист

Накладная оформляется индивидуальным трейдером или уполномоченным сотрудником компании. Он выписывает документ на каждый автомобиль и подписывает его. Путевой лист должен быть оформлен до начала поездки, а если водитель совершает несколько поездок в течение смены — перед первой поездкой.

Организации или частные предприниматели могут использовать формы накладных, разработанные Министерством транспорта, или придумать свои собственные. Форма должна быть установлена в учетной политике. Если вы создаете собственные накладные, вы должны ввести обязательные данные — остальное вы можете добавить самостоятельно.

Название и номер накладной. Например: «Накладная на пассажирский вагон А № 11».

Действительность накладной. Если смена водителя длится не более одного дня — дата, когда путевой лист может быть использован. Если дольше — даты начала и окончания.

Информация о владельце транспорта.

Для юридического лица:

1. Имя.
2. Организационно-правовая форма организации.
3. Адрес.
4. Номер телефона и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для индивидуального предпринимателя:

1. НАЗВАНИЕ.
2. Почтовый адрес.
3. Номер телефона.
4. ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (PSRN).

Информация об автомобиле:

1. Тип: легковой или грузовой автомобиль, трамвай, троллейбус, автобус.
2. Модель автомобиля и прицепа, если таковой имеется.
3. Регистрационный знак автомобиля.
4. Показания одометра после выезда автомобиля с парковки.
5. Дата и время, когда автомобиль покидает парковку и когда он въезжает на парковку. Если в одном автомобиле находится несколько водителей, то при выезде с парковки цифры должны быть указаны в карточке выезда первого водителя, а при въезде на парковку — в карточке выезда последнего водителя.
6. Дата и время проведения предсменного осмотра или предсменного технического обслуживания. Для этого не обязательно нанимать автомеханика — вы можете работать с собственной или внешней мастерской.

Информация для водителей:

1. Имя водителя. Если транспортное средство используется более чем одним водителем, путевой лист должен быть оформлен на каждого водителя.
2. Дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Это должно быть только у водителя, работающего полный рабочий день. Если за рулем находится другой сотрудник компании или индивидуальный предприниматель, медицинское освидетельствование не требуется (ст. 23 Закона 196-ФЗ).
   Нет необходимости нанимать врача — вы можете сотрудничать с частной клиникой на условиях аутсорсинга.

Как проверить автомобиль перед поездкой — в приказе Минтранса

Заполнение накладной: бланк для скачивания

Пример заполнения накладной: бланк для скачивания

Для расчета стоимости бензина необходимо приложить чек с маршрута. Если автозаправочная станция находится далеко от маршрута, у налоговых органов могут возникнуть сомнения. Налоговые органы могут потребовать от вас вычесть топливо из расходов и заплатить дополнительный налог.

Что будет нарушителям

Трудовая инспекция	Данные в табеле учета рабочего времени и путевом листе различаются	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	Ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Трудовая инспекция	Водитель не получает оплату за сверхурочную работу	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	Ст. 5.27 КоАП РФ
Трудовая инспекция	Время прохождения медицинских и технических осмотров не учитывается как рабочее время	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	Статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях
Трудовая инспекция	Повторное нарушение	10 000 — 20 000 ₽	50 000 — 70 000 ₽	Ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях
Трудовая инспекция	Автомобиль не прошел технический осмотр	2 000 — 5 000 ₽	50 000 — 80 000 ₽	Ст. 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях
Трудовая инспекция	Водитель не прошел медицинское освидетельствование	15 000 — 25 000 ₽	110 000 — 130 000 ₽	Ст. 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях
Трудовая инспекция	Повторное нарушение	30 000 — 40 000 ₽ Или приостановление деятельности на срок до 90 дней	100 000 — 200 000 ₽ Или приостановление деятельности на срок до 90 дней	Статья 5.27.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Налог	Отсутствие документов для учета расхода топлива	200 ₽ за одну накладную	200 ₽ за одну накладную	Ст. 126 ТК РФ
ГИБДД	Водитель перевозит пассажиров или груз без накладной	500 ₽	500 ₽	Ст. 12.3 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
ГИБДД	Водитель не прошел медицинское освидетельствование	3 000 ₽	30 000 ₽	Ст. 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
ГИБДД	Автомобиль не прошел технический осмотр	3 000 ₽	30 000 ₽	Ст. 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?

Давайте сразу разграничим водителей, которым путевой лист не нужен:

если транспортное средство принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передано другому физическому лицу по доверенности.

если транспортное средство принадлежит юридическому лицу, и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо (за исключением случаев, когда заполнение путевого листа является обязательным).

Давайте рассмотрим эту ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, который использует упрощенную систему налогообложения и выбирает в качестве налоговой базы доход. Проще говоря, налогом облагается только доход этого индивидуального предпринимателя, независимо от его расходов. В описанном выше примере нет смысла оформлять туристический ваучер, поскольку это приведет лишь к дополнительным затратам времени на оформление документов и не принесет никакой пользы.

Вместо путевого листа юридическое лицо может выдать специальную доверенность на управление транспортным средством, которую водитель предъявит сотрудникам ГИБДД при проверке документов. Форма доверенности для юридического лица будет опубликована в отдельной статье.

Я также хотел бы отметить, что в некоторых случаях необходимо заполнить накладную. Давайте рассмотрим их.

Отметка медика

Все работающие водители должны проходить обязательный медицинский осмотр перед поездкой. Прохождение медицинского осмотра должно быть отмечено в маршрутном листе.

Медицинский осмотр перед вылетом

Работодатель должен оплачивать в двойном размере все праздничные дни, а не только те, что он считает важными

Если сотрудники по графику работают в праздничные дни, это время должно оплачиваться в двойном размере. Если ваш работодатель считает, что 4 ноября не является праздничным днем, он ошибается.

Читайте также: Категория Д: что это, сколько стоит и как получить?

Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе

Согласно пункту 2 статьи 6 Закона «Положение об автомобильном транспорте и городском наземном транспорте» от 08.11.2007 № 259-ФЗ, запрещается эксплуатация транспортного средства без путевого листа в следующих случаях

• перевозка людей;
• перевозка багажа, груза, товаров;
• Использование наземного транспорта, такого как трамваи, троллейбусы или автобусы.

Вы можете столкнуться с ситуацией, когда сотрудник не является водителем и не перевозит пассажиров или товары, но использует транспортное средство в служебных целях. Предусмотрен ли штраф за использование накладной в такой ситуации? Сегодня на этот вопрос нет однозначного ответа. Существует мнение, подтвержденное судами, что накладная в данной ситуации не нужна (см. например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако следует иметь в виду, что сотрудники дорожной полиции могут придерживаться иного мнения, поэтому велика вероятность того, что им придется отстаивать свою правоту в суде.

В такой ситуации мы рекомендуем вам выдать своим сотрудникам путевой лист, чтобы избежать споров с дорожной полицией и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Кроме того, не стоит забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи накладной.

Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, использующие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Следует отметить, что путевой лист должен быть оформлен даже индивидуальными предпринимателями, которые используют собственные транспортные средства в своей работе и сами перевозят пассажиров или грузы.

Об особенностях накладной для индивидуального предпринимателя вы можете прочитать в этом материале.

Единственный случай, когда оформление путевого листа не является обязательным, — это когда физическое лицо использует свое транспортное средство в собственных целях или передает его по доверенности другому лицу.