Зачем автосервису заказ-наряд
Главное преимущество заказа — экономия времени. Он заменяет сразу несколько документов: заявку клиента на ремонт автомобиля, спецификацию существенных условий заказа с указанием конкретных видов работ, договор и акт сдачи-приемки.
Краткость документа не снижает безопасность сделки. Обе стороны, автосервис и клиент, защищают себя в случае возникновения споров.
Предположим, клиент отказывается платить за ремонт автомобиля. В заказ-наряде указана стоимость ремонтных работ и использованных автозапчастей. Клиент подписал контракт, что означает его согласие. Скорее всего, он проиграет в суде. Он знает это, поэтому никуда не уйдет, даже если ему будут угрожать.
Где взять бланк заказ-наряда
Не существует обязательной формы для рабочего заказа. Вы можете составить форму, подходящую для вашего гаража. Самое главное, чтобы он содержал обязательные элементы, предусмотренные законом. При составлении наряда на работу с автомобилем соблюдайте положения о сервисных контрактах и правила обслуживания и ремонта автотранспортных средств.
Правила заполнения электронного заказа-наряда
1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства № 931 от 21 мая 2022 года. Данный документ устанавливает правила обмена электронными транспортными документами. Правила обмена электронными нарядами на работы изложены в Приложении № 3, а схема — в Приложении № 4.
Сторонами электронного коносамента являются принципал — фрахтовщик и фрахтовщик — поставщик транспорта. Электронный документооборот между участниками перевозок осуществляется через операторов ЭДО, получивших специальное разрешение от Министерства транспорта. Оператор EDI отправляет информацию, содержащуюся в документах, в ГИС УПД.
Фрахтователь оформляет заказ в своей учетной системе или веб-сервисе, подписывает его своей УЦЭК и передает в ГИС УПД через оператора ЭДО.
Если груз большой и для его перевозки требуется несколько автомобилей, создается столько электронных рабочих заказов, сколько автомобилей используется.
Оператор EDI проверяет:
- Соответствие заданному формату XML,
- уникальность идентификатора,
- действительность АПЭ, которым подписан документ.
В случае ошибок оператор уведомляет отправителя, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭЦП пересылает документ в ГИС ЭЦП и отслеживает статус обработки документа.
ГИС СЭД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого рабочего процесса. Если обнаружены расхождения, оператор ЭЦП сообщает об этом отправителю документа.
На этом этапе ГИС присваивает документу уникальный идентификатор — UID, который отражается в системе оператора ЭДО. Затем оператор EDI направляет документ фрахтователю.
Если фрахтователь не согласен с какой-либо информацией, он направляет фрахтователю уведомление об исправлении с указанием информации, подлежащей исправлению. Уведомление об исправлении будет подписано CFBE фрахтователя. Этот документ не представляется в ГИС УРД. Тогда фрахтователю придется создать новый файл обмена и начать документооборот заново.
Если фрахтовщик со всем согласен, он формирует уведомление о получении, подписывает его своим UKEP и отправляет фрахтователю.
Когда фрахтователь передает транспортные средства для перевозки, экспедитор заполняет следующий обменный файл, подписывает его своим UKEP и направляет фрахтователю.
По завершении перевозки фрахтователь создает окончательный обменный файл — по возврату транспорта. Как только документ передан фрахтователю и находится в ГИС УПД, рабочий процесс завершен.
Что должно быть написано в заказ-наряде
Заказ на покупку должен быть оформлен в письменном виде и содержать следующую информацию:
- Данные подрядчика: полное наименование, ИНН, регистрационные данные индивидуального предпринимателя или наименование и адрес юридического лица;
- Данные клиента: имя, фамилия, номер телефона и адрес;
- информация о транспортном средстве: марка, модель, регистрационный номер, номера основных агрегатов, цена — согласовывается сторонами;
- сроки: дата принятия заказа и дата его выполнения; могут быть указаны промежуточные сроки для различных этапов работы;
- цена и способ оплаты: лицо имеет право отказаться от оплаты работ, если они не были согласованы;
- Перечень работ: поставщик услуг не имеет права проводить дополнительные платные работы без согласия владельца автомобиля — все работы должны быть подробно описаны в заказ-наряде и подписаны клиентом до их проведения;
- Список запасных частей: если поставщик услуг предоставляет запасные части, необходимо указать их количество и стоимость; если их предоставляет клиент, станция технического обслуживания может запросить сертификаты соответствия или другие документы, подтверждающие качество деталей;
- Гарантийные сроки на работы — если услуга их предоставляет;
- должность, имя и подпись лица, принявшего заказ, а также подпись заказчика.
Заказ заключается с владельцем автомобиля или лицом, имеющим доверенность. Мастерская имеет право потребовать документы, подтверждающие личность, и право отпустить автомобиль на ремонт. Если клиент передает для ремонта отдельные детали, а не весь автомобиль, эти документы не требуются.
Когда клиент оставляет автомобиль на станции технического обслуживания, дополнительно составляется акт приема-передачи. Этот документ составляется отдельно или в качестве приложения к заказу на поставку. В нем указывается комплектность автомобиля, видимые дефекты и повреждения. Например, если на двери есть скол, его следует отремонтировать в акте — так вы исключите возможные претензии, что скол появился во время ремонта.
Вы можете добавить блок рекомендаций для клиента. Если во время ремонта сервисный специалист обнаружит дополнительные неисправности, которые клиент не готов устранить сейчас, они указываются в рекомендациях. Это защищает сервисного специалиста от возможных претензий и позволяет клиенту планировать следующий визит.
Электронный формат заказ-наряда
Приказом № ЕД-7-26/1065@ ФНС России от 9 декабря 2021 года утверждены электронные XML-форматы трех видов транспортных документов:
- электронный коносамент,
- электронный коносамент,
- электронный коносамент.
Формат электронной накладной описан в Приложении 3 к приказу. Номер версии текущего формата — 5.01, часть 975.
Каждый транспортный документ состоит из ряда файлов информационного обмена, которые последовательно формируются и подписываются участниками информационного обмена.
Для электронного коносамента существует четыре обязательных файла обмена.
- Файл обмена информацией с фрахтователем
Содержит информацию о фрахтователе, условиях перевозки, наименовании груза, инструкциях фрахтователя, маршруте транспортного средства и пункте прибытия, датах перевозки. - Файл обмена информацией с грузоотправителем
Здесь содержится информация о грузоперевозчике, информация о принятии договора, транспортном средстве, других условиях и сборах (если применимо). - Файл обмена информацией фрахтователя о доставке транспортного средства
Здесь содержится информация о фактической дате и времени доставки транспортного средства, примечания фрахтователя (если применимо). - Подать заявление на обмен информацией о возврате транспортного средства
Состоит из фактической даты и времени прекращения эксплуатации транспортного средства, возражений и примечаний фрахтователя (если таковые имеются) и примечаний фрахтователя (если применимо).
Каждый файл обмена должен быть подписан расширенной электронной подписью фрахтователя, фрахтователя или лиц, уполномоченных подписывать заказ-наряд от имени покупателя и подрядчика.
Читайте также: Как правильно покупать машину в автосалоне?
Когда заказ-наряд не нужен
Заказ на покупку должен быть оформлен в письменном виде и подписан обеими сторонами. Поскольку это договор, он должен содержать всю важную информацию, иначе это не договор.
Дело о рабочем заказе не является обязательным в каждом случае. Если мастерская выполняет мойку автомобиля, диагностику, подкачку шин или другие мелкие работы в присутствии клиента, можно выдать квитанцию или даже обойтись простым кассовым чеком.
